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Auf einen Blick
Dieser Artikel erklärt, wie du deine physischen Einrichtungen in der voize Platform anlegst und die zugehörigen Bereiche richtig zuordnest, damit das Dashboard die Dokumentationsquote pro Einrichtung anzeigen kann.
Für wen
Dieser Artikel richtet sich an Einrichtungsleitungen und IT-Verantwortliche, die voize in ihren Einrichtungen verwalten.
Wie Dashboard und Einrichtungen zusammenhängen
Solange voize nur einzelne Bereiche kennt, lässt sich die Dokumentationsquote im Dashboard auch nur pro Bereich anzeigen. Sobald du deine Einrichtungen angelegt und die passenden Bereiche zugeordnet hast, fasst das Dashboard die Zahlen pro echter Einrichtung zusammen – also genau so, wie ihr eure Häuser tatsächlich steuert.
Das Anlegen der Einrichtungen ist damit die Grundlage dafür, dass das Dashboard für euch aussagekräftig wird – am besten erledigst du das gleich für alle eure Einrichtungen in einem Rutsch.
💡 Tipp: Dein:e voize-Ansprechpartner:in kommt im nächsten Check-in gern auf das Thema zurück und unterstützt dich, falls etwas unklar ist.
Bevor du startest
Halte am besten kurz folgende Dinge bereit:
Eine Liste eurer physischen Einrichtungen – also welche Häuser/Standorte ihr betreibt.
Pro Einrichtung die IK-Nummer (Institutionskennzeichen).
Die Adresse jeder Einrichtung (Straße, PLZ, Ort).
Ein Gefühl dafür, welche Bereiche/Wohnbereiche zu welcher Einrichtung gehören.
In den allermeisten Fällen entspricht ein Bereich genau einer Einrichtung (1:1).
In manchen Fällen ist eine Einrichtung in mehrere Bereiche/Wohnbereiche aufgeteilt (z. B. „Wohnbereich links“ und „Wohnbereich rechts“). Diese Aufteilung kennst du aus eurem eigenen Pflege-System – dort ist sie genauso hinterlegt. Siehe dazu den Sonderfall weiter unten.
⚠️ Du siehst den Menüpunkt „Einrichtungen“ nicht? Dann ist die Funktion für eure Organisation möglicherweise noch nicht freigeschaltet oder dein Account hat nicht die nötigen Rechte. Melde dich kurz bei deinem:r voize-Ansprechpartner:in – wir schalten das schnell frei.
Schritt für Schritt: Eine Einrichtung anlegen
Schritt 1: Zum Bereich Einrichtungen navigieren
Öffne die voize Platform unter admin.voize.de und melde dich an. Wähle in der linken Seitenleiste den Bereich „Pflege App“ und dort den Menüpunkt „Einrichtungen“.
Du siehst nun eine Übersicht aller bereits angelegten Einrichtungen (am Anfang ist die Liste in der Regel noch leer).
Schritt 2: Neue Einrichtung erstellen
Klicke oben rechts auf „Neue Einrichtung erstellen“. Es öffnet sich ein Fenster, in dem du die Stammdaten der Einrichtung einträgst.
Schritt 3: Stammdaten ausfüllen
Trage folgende Felder ein:
Feld | Pflicht? | Hinweis |
Name | Ja | Der Name der Einrichtung, so wie ihr sie intern nennt (z. B. „Hildegard-von-Bingen-Haus“). |
IK-Nummer | empfohlen | Das Institutionskennzeichen der Einrichtung. Eindeutig pro Haus. |
Adresse (Straße, PLZ, Ort) | empfohlen | Anschrift der Einrichtung. |
Bettenanzahl | empfohlen | Anzahl an Betten, die in der Einrichtung für Bewohner:innen existieren. |
Schritt 4: Bereiche zuordnen
Jetzt verbindest du die Einrichtung mit den Bereichskonfigurationen, die zu ihr gehören. Das sind die Bereiche/Wohnbereiche, die ihr in voize bereits nutzt.
Wähle aus der Liste alle Bereiche aus, die zu dieser Einrichtung gehören.
Bei der typischen 1:1-Zuordnung wählst du genau einen Bereich aus.
Gehört die Einrichtung aus mehreren Wohnbereichen, wähle alle zugehörigen Bereiche aus.
ℹ️ Wichtig: Ein Bereich kann immer nur einer Einrichtung zugeordnet sein. Bereits zugeordnete Bereiche tauchen in der Auswahl deshalb nicht mehr auf. Das verhindert Doppelzuordnungen.
Schritt 5: Speichern
Speichere die Einrichtung. Sie erscheint nun in der Übersicht.
Schritt 6: Wiederholen
Wiederhole die Schritte 2–5 für jede eurer Einrichtungen, bis alle angelegt sind und jeder Bereich genau einer Einrichtung zugeordnet ist.
Sonderfall: Eine Einrichtung besteht aus mehreren Bereichen
Manchmal ist eine physische Einrichtung in eurem Pflege-System in mehrere Bereiche aufgeteilt – z. B. nach Etagen oder Wohnbereichen.
Beispiel: Das „Hildegard-von-Bingen-Haus“ ist in eurem System als „Wohnbereich links“ und „Wohnbereich rechts“ hinterlegt. Tatsächlich handelt es sich aber um ein Haus.
So gehst du vor:
Lege eine Einrichtung an: „Hildegard-von-Bingen-Haus“.
Ordne dieser Einrichtung in Schritt 4 beide Bereiche zu („Wohnbereich links“ und „Wohnbereich rechts“).
Fertig – ab jetzt werden beide Bereiche unter dieser einen Einrichtung zusammengefasst ausgewertet.
💡 An den Geräten und an eurer bestehenden Konfiguration ändert sich dadurch nichts. Du gruppierst lediglich, was zusammengehört. Es müssen keine Geräte umgezogen oder neu eingerichtet werden.
Bearbeiten und korrigieren
Du kannst eine Einrichtung jederzeit anpassen:
Über das Aktionsmenü in der jeweiligen Zeile (Eintrag „Details ansehen“) öffnest du die Einrichtung und kannst Stammdaten ändern sowie Bereiche hinzufügen oder entfernen.
Hast du einen Bereich versehentlich der falschen Einrichtung zugeordnet, entfernst du ihn dort einfach – danach steht er wieder zur Auswahl bei der richtigen Einrichtung zur Verfügung.
Eine versehentlich angelegte Einrichtung kannst du archivieren. Sie wird damit aus der Übersicht entfernt und ihre Bereiche werden wieder frei. (Endgültig gelöscht wird nichts – wende dich bei Unsicherheiten an dein:e voize-Ansprechpartner:in.)
Woran erkenne ich, dass ich fertig bin?
Du bist fertig, wenn:
für jede physische Einrichtung genau eine Einrichtung im Tool existiert,
bei jeder Einrichtung Name, IK-Nummer, Adresse und Bettenanzahl ausgefüllt sind,
jeder Bereich genau einer Einrichtung zugeordnet ist (kein Bereich bleibt übrig, keiner ist doppelt vergeben).
Was passiert danach?
Deine Einrichtungen sind sofort in der Übersicht sichtbar.
Die Auswertungen auf Einrichtungsebene (z. B. die Dokumentationsquote) werden im Hintergrund aktualisiert – das kann bis zum Folgetag dauern. Wenn die Zahlen also nicht sofort erscheinen: kein Grund zur Sorge, einfach am nächsten Tag erneut schauen.
Wir bauen das Thema Einrichtungen kontinuierlich weiter aus (z. B. eigene Ansprechpartner:innen pro Einrichtung). Dazu informieren wir dich, sobald es so weit ist.
Häufige Fragen
Ich sehe den Menüpunkt „Einrichtungen“ nicht. Die Funktion ist für eure Organisation evtl. noch nicht freigeschaltet, oder deinem Account fehlen die Rechte. Melde dich bei deinem:r voize-Ansprechpartner:in.
Ein Bereich lässt sich nicht auswählen / taucht nicht auf. Dann ist er bereits einer anderen Einrichtung zugeordnet. Ein Bereich kann immer nur zu einer Einrichtung gehören. Prüfe die andere Einrichtung und entferne den Bereich dort, falls die Zuordnung falsch war.
Ändert sich für die Pflegekräfte an den Geräten etwas? Nein. Das Anlegen von Einrichtungen ändert nichts an den Geräten oder der täglichen Nutzung der voize-App. Es ist eine reine Strukturierung im Hintergrund.
Du brauchst Hilfe?
Melde dich jederzeit bei deinem:r voize-Ansprechpartner:in. Wir unterstützen dich gern beim Anlegen deiner Einrichtungen.
Mehr zum neuen Dashboard findest du hier