Dieser Leitfaden beschreibt ausführlich, wie die voize App in einer Vivendi-Umgebung eingerichtet wird. Die Einrichtung dauert in der Regel etwa 60-90 Minuten. Sie umfasst die Konfiguration des Netzwerks, des Vivendi-Systems, des voize Admintools, optional des voize Gateways sowie die technische Prüfung. Ziel ist es, Ihnen alles an die Hand zu geben die voize Einrichtung eigenständig durchzuführen. Gerne unterstützen wir bei Fragen. Am Ende dieses Dokuments finden Sie ein ausführliches FAQ, in dem die häufigsten Fragen und Antworten.

Die voize App wird in der Regel auf Android-Smartphones aus dem Google Play Store installiert und ermöglicht Pflegekräften, ihre Dokumentation einfach einzusprechen. Die App lädt Bewohner-, Leistungs- und Pflegedaten über eine Schnittstelle direkt aus Vivendi. Die Pflegekraft spricht ihre Beobachtungen und Maßnahmen ein und die App überträgt diese anschließend wieder an Vivendi.

Für diesen Datenaustausch wird eine stabile Verbindung zwischen dem Smartphone und der Vivendi-Schnittstelle (VX-Proxy / PDWeb) benötigt. Zusätzlich kommuniziert das Gerät mit mehreren voize-Services, die in der voize Cloud betrieben werden.

Die Architektur besteht aus drei Komponenten:

Die voize App verbindet sich sowohl mit Vivendi als auch mit Cloud-Services von voize. Wenn das Gateway genutzt wird, dient es als Puffer zwischen Vivendi und voize und ermöglicht Synchronisation der Daten in Echtzeit.

Aus der Architektur von voize in Ihrem System ergeben sich eine Voraussetzungen der Netzwerkstruktur. Damit voize erfolgreich arbeiten kann, müssen folgende Bedingungen erfüllt sein:

Die voize App muss über das WLAN oder Mobilfunknetz des Smartphones eine Verbindung zur Vivendi-Schnittstelle herstellen können.

Wir empfehlen, die Vivendi-Schnittstelle über HTTPS bereitzustellen. Dabei erfordert voize zwingend ein Fullchain Zertifikat mit Root und Intermediate CAs. Andernfalls wird dieses nicht akzeptiert. In der Regel ist dies bei einem Wildcard Zertifikat, das auch für die offizielle Website genutzt wird gegeben. Einzelne Zertifikate ohne vollständige Kette werden nicht akzeptiert.

Die Smartphones müssen mehrere voize Services erreichen können. Eine vollständige Liste der benötigten Domains und Ports ist in den Firewall-Freigaben aufgeführt. Zusätzlich müssen Geräte die Vivendi VX/PDWeb-Adresse erreichen.

Da die Geräte im normalen Arbeitsalltag innerhalb der Einrichtung genutzt werden, ist eine stabile WLAN-Abdeckung in allen relevanten Arbeitsbereichen essenziell. Das WLAN in der Einrichtung muss stabil und zuverlässig sein. Je flächendeckender die Abdeckung, desto besser wird die Nutzungserfahrung für die Pflegekräfte.

Die Spracherkennung und voize funktionieren auch offline, jedoch müssen Daten von abgezeichneten Maßnahmen und anderen Einträgen übertragen werden. Je besser das WLAN, desto synchroner können die Daten gehalten werden. Besonders wichtig sind Stationszimmer, Flure und Aufenthaltsbereiche, da hier die meiste Zeit verbracht wird.

Bei größeren Organisationen oder bei vielen Geräten bietet sich der Einsatz des voize Gateways an. Dieses wird lokal in der eigenen Infrastruktur betrieben und übernimmt Lastverteilung, Zwischenspeicherung und eine stabilere Kommunikation mit Vivendi. Dadurch wird der SQL-Server entlastet und die Synchronisation zwischen den Geräten beschleunigt. Eine umfassende Anleitung finden Sie hier.

Damit voize Daten aus Vivendi auslesen benötigen wir einen technischen Benutzer, der ausschließlich für automatisierten lesenden Datenzugriffe gedacht ist. Über diesen Nutzer werden die Daten aus Vivendi abgerufen und voize zur Verfügung gestellt.

Die technische Schnittstelle von Vivendi muss korrekt eingerichtet sein, damit die voize App kommunizieren kann.

Es muss die URL bestimmt werden, unter der die Vivendi Schnittstelle erreichbar ist. Der einfachste Weg ist hier in der Regel, die URL von Vivendi PD Web zu ermitteln.

Diese sieht in der Regel wie folgt aus: https://example.de/areas/sisweb ; z.B. https://vivapp.vivendi.de:4482/areas/sisweb/.

Lösche nun alle Teile der URL hinter dem Port oder .de, falls kein abweichender Port definiert ist und füge /api am Ende hinzu. Die Schnittstelle ist damit unter https://vivapp.vivendi.de:4482/api erreichbar.

Öffnet man den Link zur Schnittstelle (https://vivapp.vivendi.de:4482/api) direkt im Browser, ist diese Meldung zu erwarten. Das ist kein Fehler, sondern normal.

Wird Vivendi nicht über HTTPS sondern nur über HTTP bereit gestellt ist dies auch möglich. Auch kann z.B. nur eine interne IP Adresse genutzt werden. Hier sähe dann die Schnittstellen URL z.b. so aus: http://192.168.1.17:8080/api.
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Nun da die URL bekannt ist müssen wir prüfen, dass die API im IIS freigegeben ist.

Starte im Vivendi VX unter C:\Programme\Connext\VivendiIISConfigTool die Vivendi.IISConfig.exe.

Hier muss dann unter Site oben links der richtige VX Proxy / IIS Reverse Proxy ausgewählt werden, über den voize auf Vivendi zugreifen soll:

Anschließend benötigt voize folgende Freigaben, die du über die Umleitungsregeln auf dem IIS freigeben kannst (Checkbox anhaken):​

Beide müssen im IIS aktiv sein. Üblicherweise übernimmt Vivendi diese Änderungen nach wenigen Minuten automatisch, auch ohne Neustart des VX. Sollte dies nicht erfolgen, bietet sich ein Neustart an. Zur Prüfung sollten folgende URLs getestet werden:

Dieser Aufruf sollte zu einer leeren Website mit folgender Nachricht führen:

Zur Fehleranalyse kann auch kurzzeitig die Grafische Version der Schnittstelle , die sogenannte Swagger UI, im IIS aktiviert werden. Diese ist unter /swagger/ui/index.html erreichbar, wenn diese aktiviert wurde. Beispielsweise https://vivapp.vivendi.de:4482/swagger/ui/index.html und sollte zu folgender Website führen.

Die Einrichtung auf voize Seite erfolgt über das browserbasierte Admintool: admin.voize.de. Loggen Sie sich mit ihrer Email als Nutzernamen und Ihrem Passwort in deinem Admintool ein. Hierzu haben sie zuvor eine Mail von uns erhalten, in der Sie ihren voize Zugang bestätigen konnten.

Nachdem Sie sich angemeldet haben, öffnen Sie den Bereich Schnittstellen. Dort können Sie eine neue Schnittstelle hinzufügen.

Im nächsten Schritt wählen Sie Ihre Einrichtung aus und verbinden sie mit der neuen Schnittstelle. Anschließend müssen Sie die Bereichs-IDs hinterlegen, die aus Vivendi stammen. Dies ermöglicht der voize App, die richtigen Bewohnergruppen zu laden.

Sie können Geräte entweder manuell über einen QR-Code registrieren oder automatisiert über ein MDM per ODM-Token aktivieren.

Falls Sie ein MDM wie Microsoft Intune verwenden, können Sie Geräte vollautomatisch für voize konfigurieren.

Dazu generiert das voize Admintool ein sogenanntes ODM-Token, das in Ihrem MDM in der App-Konfiguration hinterlegt wird. Geräte, auf denen voize installiert wird, werden dadurch automatisch registriert und Ihrer Einrichtung zugeordnet.

Dies ist besonders sinnvoll für Organisationen mit vielen Geräten, da kein QR-Code mehr gescannt werden muss. In unserem Guide zur MDM Konfiguration wird dies ausführlicher erklärt.

Nach Abschluss der Schritte sollten Sie die technische Verbindung testen.

Installieren Sie die voize App auf einem Testgerät und registrieren Sie diese, durch das scannen des QR Codes für einen Ihrer Einrichtungen.

Öffnen Sie dafür die voize App und tippen Sie sechsmal schnelle hintereinander auf den blauen Schriftzug mit dem Namen Ihrer Organisation. Dadurch öffnet sich der Systemcheck. Hier wird die Schnittstelle zu Vivendi und allen weiteren voize Systemen geprüft. Wenn die Einrichtung erfolgreich war, sollte hier alles Grün angezeigt werden. Falls irgendetwas rot erscheint, ist dies ein Hinweis auf eine technische Fehlkonfiguration, die in den häufigen Fehlerursachen beschrieben ist.

Klicken Sie Anschließend auf "Neu hier" und registrieren Sie sich durch Anmeldung mit Ihrem Vivendi Zugang. Nach der Anmeldung sollten Bewohner der Einrichtung angezeigt werden.

In diesem Fall ist entweder das Gerät nicht im richtigen Netzwerk, oder die Firewall blockiert den Datenverkehr. Öffnen Sie den PDWeb-Link testweise im Browser des Smartphones.

Wenn in den IIS-Einstellungen die relevanten API-Freigaben nicht aktiv sind, kann voize kein Token anfordern. Aktivieren Sie die VX-API und den Kompatibilitätsmodus.

Stellen Sie sicher, dass die Rolle korrekt zugewiesen wurde und der Benutzer die WebAPI verwenden darf.

In diesem Fall lädt die voize App keine Bewohner oder zeigt falsche Einrichtungen an. Prüfen Sie die IDs in Vivendi erneut.

Stellen Sie sicher, dass die komplette Zertifikatskette hinterlegt ist (Fullchain). Interne Zertifikate funktionieren nicht.

voize kommuniziert über die Vivendi-Schnittstelle (VX-API/PDWeb) direkt mit Ihrem Vivendi-System. Die App lädt Bewohner-, Leistungs- und Stammdaten und sendet später Dokumentationseinträge wieder zurück. Dieser Austausch erfolgt entweder direkt oder über das voize Gateway, das als Zwischenspeicher dient. Voraussetzung ist, dass die Geräte die Vivendi-Schnittstelle im Netzwerk erreichen können und alle notwendigen WebAPI-Berechtigungen in Vivendi korrekt gesetzt sind.

Der technische voize-Benutzer wird ausschließlich für den automatisierten Datenaustausch zwischen voize und Vivendi genutzt. Er sorgt dafür, dass keine produktiven Mitarbeitenden-Benutzer belastet werden. Zudem erhält er exakt die Rechte, die für den Synchronisationsprozess notwendig sind. Dies macht den Betrieb sicher und nachvollziehbar.

Nein. Der Benutzer ist ausschließlich für die Schnittstellenkommunikation vorgesehen. Wird er für andere Zwecke genutzt, können Probleme entstehen, etwa durch geänderte Passwörter oder geänderte Rollen.

Dies liegt meist an getrennten Netzwerksegmenten. Viele Einrichtungen trennen Geräte in VLANs – etwa ein "Mobile Devices" VLAN, das nicht dieselben Zugriffe hat wie Arbeitsplatz-PCs. Oft verhindert auch eine interne Firewall den Zugriff. Testen Sie direkt auf dem Smartphone, indem Sie die PDWeb-URL im Browser eingeben. Wird die Seite dort nicht geladen, blockiert das Netzwerk den Zugriff.

Ein Fullchain-Zertifikat enthält neben dem eigentlichen Zertifikat auch Intermediate- und Root-Zertifikate. Android akzeptiert nur vollständige Zertifikate, um sicherzustellen, dass Server eindeutig geprüft werden können. Viele interne PKI-Zertifikate sind unvollständig und funktionieren daher nicht mit voize.

Ja, aber nur wenn die Geräte ausschließlich im internen, geschützten WLAN arbeiten. Sobald Geräte über das Internet oder VPN zugreifen, empfehlen wir zwingend HTTPS. Zudem akzeptieren viele MDM-Systeme moderne Apps nur über verschlüsselte Verbindungen.

Viele VPN-Lösungen nutzen app-basiertes Routing. Dabei werden nur bestimmte Apps (z. B. Vivendi Mobile) durch das VPN geleitet. voize wird dabei häufig ausgeschlossen. Die Folge: voize erreicht die Vivendi-Schnittstelle nicht. Lösung: VPN muss systemweit gelten oder alle Apps müssen dieselben Netzwerkwege nutzen dürfen.

voize importiert eine spezielle Rolle (voizeAdmin.json). Diese beinhaltet ausschließlich die Rechte, die für die Kommunikation notwendig sind: Lesezugriff auf Bewohnerdaten, Pflegedaten und Maßnahmen sowie wenige Schreibrechte für technische Operationen. Andere Rechte werden nicht benötigt.

Wenn die Option „Anmeldung über WebAPI auf spezielle Benutzer beschränken“ aktiviert ist, müssen alle produktiven Mitarbeitenden einzeln freigegeben werden. Wird dies vergessen, können sich Mitarbeitende nicht authentifizieren. Wir empfehlen deshalb, diese Restriktion zu deaktivieren, sobald die Tests abgeschlossen sind.

Ohne die VX-API („API V2“) und den Kompatibilitätsmodus („WebAPI“) kann voize keine Tokens anfordern. Der gesamte Datenfluss bricht dadurch zusammen. Prüfen Sie deshalb unbedingt beide Haken im Vivendi IIS Config Tool.

Die URL muss immer mit /areas.sysweb/api enden. Beispiel:

https://vivendi.mein-haus.de/areas.sysweb/api

Geben Sie niemals /api/v2 oder andere Endpunkte ein. Die voize App erkennt die Endpunkte intern automatisch.

Dies liegt fast immer an falschen Bereichs-IDs. Wenn eine Bereichs-ID falsch eingetragen wurde, lädt voize die Bewohner eines anderen oder gar keines Bereichs. Prüfen Sie die IDs in Vivendi unter Stammdaten → Bereiche und blenden Sie die Spalte "Bereichs-ID" ein.

Das ODM-Token wird im MDM hinterlegt. Wird die voize App installiert, liest sie automatisch die Konfiguration aus dem MDM aus und aktiviert sich selbstständig. So entfällt das Scannen eines QR-Codes. Besonders bei größeren Organisationen ist dies ein erheblicher Zeitgewinn.

Im Admintool unter "Geräte" finden Sie die Registrierungen. Dort sehen Sie:

Wenn ein Gerät nicht auftaucht, wurde es nicht korrekt aktiviert oder das MDM hat die Konfiguration nicht angewendet.

Das Gateway:

Gerade bei vielen Geräten (20+) oder in Bereichen mit stark ausgelasteten SQL-Servern ist das Gateway sehr empfehlenswert.

Das Gateway wird als Docker-Container auf einer internen VM betrieben. Es kommuniziert mit Vivendi und der voize Cloud und fungiert als Cache.

Im Admintool wird angezeigt, ob das Gateway angemeldet und erreichbar ist. Zusätzlich können Sie in den Protokollen sehen, ob Synchronisationen über das Gateway verarbeitet werden.

Der Integration Adapter prüft die Verbindung zu Vivendi. Ein roter Status bedeutet:

Dies ist normal. Der Model Manager lädt KI-Modelle auf das Gerät. Bei langsamer Verbindung kann dies einige Sekunden dauern. Sobald die Modelle geladen sind, wechselt der Status auf grün.

In diesem Fall hilft folgende Reihenfolge:

voize speichert Daten nur temporär, solange eine Synchronisation notwendig ist. Nach erfolgreicher Übertragung werden Inhalte wieder gelöscht. Alle Daten werden verschlüsselt übertragen.

Die Verbindung erfolgt über HTTPS oder über interne Netze. Zertifikate stellen sicher, dass Geräte nur mit Ihrem Vivendi-Server kommunizieren. Zusätzlich nutzt voize eigene Sicherheitsschlüssel, die von Gerät zu Gerät variieren.

Updates von Android oder iOS beeinflussen voize in der Regel nicht. Wichtiger ist, dass Geräte regelmäßig neu gestartet werden, damit Systemdienste stabil laufen. Auch sollte die voize App aktuell gehalten werden.

Dieses erweiterte FAQ deckt alle wesentlichen Bereiche ab, die in vergangenen technischen Einrichtungsterminen wiederkehrend angesprochen wurden. Es soll Ihrer IT ermöglichen, sowohl typische Probleme schnell zu erkennen als auch zukünftige Installationen sicher und selbstständig durchzuführen.